מה זה אוטומציה?
אוטומציה היא תהליך שמאפשר למערכות וטכנולוגיות לבצע פעולות בצורה אוטומטית בלי התערבות ידנית. בעסקים זה אומר לחסוך זמן, כסף ומשאבים, ולייעל את כל התהליכים השוטפים. כל עסק, קטן או גדול, יכול להרוויח מאוטומציה, גם אם הוא לא מודע לכך.
דוגמה לעורך דין
דמיינו עורך דין ששמו יואב. יואב מתמודד עם כמות גדולה של פניות מלקוחות פוטנציאליים, אך לעיתים קרובות הוא מתקשה לחזור לכולם בזמן. בעזרת אוטומציה, כאשר לקוח משאיר פניה באתר של יואב, המערכת מיד שולחת לו מייל תודה עם מידע נוסף על השירותים של יואב. בנוסף, יואב מקבל התראה על הפניה החדשה במערכת ה-CRM שלו, וכך הוא יכול להמשיך לטפל בפניות בצורה מסודרת ויעילה.
#1 שליחת מייל אוטומטי לפניה שהשאירו באתר
דמיינו שאתם בעלים של חנות מקומית קטנה שמוכרת מוצרים ייחודיים בעבודת יד. יום אחד, לקוח נכנס לאתר שלכם ומשאיר פניה לקבלת פרטים נוספים. מערכת האוטומציה שולחת מיד מייל ללקוח עם מידע מפורט על המוצרים שלכם, כולל תמונות, מחירים וקישורים להזמנה. הלקוח מרגיש שמישהו מטפל בו באופן מיידי, ואתם חוסכים את הזמן של שליחת המייל באופן ידני.
#3 הוצאת חשבוניות ושליחתן ללקוח
ליאת היא בעלת חנות תכשיטים אונליין. אחרי שלקוח מבצע רכישה, מערכת האוטומציה מיד מוציאה חשבונית ושולחת אותה במייל ללקוח. ליאת כבר לא צריכה להתעסק עם החשבוניות ולוודא שכל לקוח מקבל את שלו, והלקוחות מקבלים שירות מהיר ומקצועי.
#4 שמירת ההוצאות שלכם בתקיית דרייב משותפת עם הרואה חשבון
משה הוא בעל עסק קטן לשירותי תיקונים. בכל חודש משה אוסף את כל הקבלות והחשבוניות שהוא מוציא ומעביר אותן לרואה החשבון שלו. בעזרת אוטומציה, כל קבלה או חשבונית שהונפקה נשמרת אוטומטית בתקיית דרייב משותפת עם רואה החשבון. כך, משה לא צריך להתעסק עם ניירת ולוודא שהכל מסודר, וכל המידע זמין ומסודר בכל רגע.
#5 בוט בפייסבוק
נניח שאתם מנהלים דף פייסבוק לעסק שלכם, ויש לכם בוט שמתקשר עם הלקוחות. הבוט יכול לענות על שאלות נפוצות, לשלוח קישורים למוצרים, ואף לקבוע פגישות או תורים. כך אתם יכולים לתת שירות 24/7 ללקוחות שלכם, ולהתפנות לדברים חשובים אחרים בעסק.
#6 מערכת ניהול לקוחות CRM
מערכת CRM עוזרת לכם לנהל את כל המידע על הלקוחות שלכם במקום אחד. אתם יכולים לעקוב אחרי כל פניה, כל רכישה, ולנהל את הקשר עם הלקוחות בצורה יעילה ומסודרת. כל פעולה שהלקוח מבצע מתועדת במערכת, ואתם יכולים להפעיל אוטומציות שיטפלו במשימות שונות כמו שליחת תזכורות, מעקב אחרי תשלומים ועוד.
#7 ניהול מסודר של מערכות הדיוור שלכם
מערכות דיוור כמו MailChimp מאפשרות לכם לשלוח מיילים אוטומטיים ללקוחות שלכם בהתאם לתנאים שהגדרתם. למשל, אתם יכולים להגדיר אוטומציה שתשלח מייל תודה לאחר רכישה, או מייל עם עדכונים על מוצרים חדשים ומבצעים מיוחדים.
סיפור הצלחה של בונת ציפורניים
עדי היא בונת ציפורניים עסוקה שמתקשה למצוא זמן לנהל את כל הפניות וההזמנות. בעזרת מערכת אוטומציה, כל פעם שמישהו משאיר פרטים באתר שלה, המערכת שולחת מייל תודה ללקוח, מעדכנת את היומן של עדי ומוודאת שהלקוח קיבל את כל הפרטים על התור. כך, עדי יכולה להתרכז בעבודה שלה בלי לדאוג לפניות ולהזמנות.
הגדרת תנאים לאוטומציות
תנאים לאוטומציות הם הכללים שמגדירים מתי ואיך האוטומציה תופעל. לדוגמא, ניתן להגדיר אוטומציה שתשלח SMS ללקוח כאשר הזמנה שלו מוכנה לאיסוף.
אוטומציה לשליחת מייל
אוטומציה לשליחת מייל יכולה לכלול שליחה של מייל תודה לאחר רכישה, מייל תזכורת לתור קרוב, או מייל עם הצעת מחיר.
אוטומציה לשליחת SMS
שליחת SMS אוטומטי יכולה להיות תזכורת לתור קרוב, הודעה על מצב הזמנה, או עדכון על מבצע.
אוטומציה ליצירת רשומה
אוטומציה ליצירת רשומה מאפשרת להוסיף לקוח חדש למערכת ה-CRM כאשר הוא משאיר פרטים באתר או מבצע רכישה.
אוטומציה לעדכון רשומה
אוטומציה לעדכון רשומה מאפשרת לעדכן את הפרטים של לקוח במערכת ה-CRM כאשר מתבצע שינוי, כמו רכישה חדשה או פנייה חדשה.
אוטומציות בשילוב AI
שילוב בינה מלאכותית (AI) באוטומציות מאפשר יצירת תהליכים חכמים ומתקדמים יותר, כמו צ'אט בוטים חכמים המסוגלים לענות על שאלות נפוצות, לספק מידע מותאם אישית ללקוחות ועוד.
אוטומציה עסקית
אוטומציה עסקית כוללת תהליכים אוטומטיים לניהול העסק, כמו ניהול לקוחות, הוצאת חשבוניות, ניהול מלאי, וניהול הצעות מחיר.
באיזה אוטומציות אנחנו משתמשים מבלי שאנחנו יודעים?
אנחנו משתמשים באוטומציות רבות מבלי לשים לב לכך. לדוגמא, עדכונים אוטומטיים במחשב, שליחת מיילים אוטומטיים ממערכות דיוור, שעון שבת ועוד.
לסיכום, אוטומציות הן כלי הכרחי לכל עסק שרוצה לייעל את התהליכים שלו, לחסוך זמן וכסף, ולשפר את השירות ללקוחות. על ידי הטמעת אוטומציות בעסק שלכם, תוכלו למקד את המאמצים במשימות החשובות ולהבטיח שכל תהליך יתבצע בצורה יעילה ואפקטיבית.
